×ورودثبت‌نامثبت‌نام متخصص

برگزاری همایش و سمینار

انتخاب محل برای دریافت و ارائه‌ی خدمات

منطقه‌ی انتخابی برای دریافت و ارائه‌ی خدمات:

خارج از سرویس

درباره‌ی برگزاری همایش و سمینار

به نظر شما چه انگیزه‌هایی مردم را به شرکت در گردهم‌آیی‌ها ترغیب می‌کند؟ به روی‌دادهایی که خودتان و دوستان‌تان تابه‌حال در آن‌ها شرکت کرده‌اید، فکر کنید. مثلاً ممکن است با این‌که حتی چیزی از موضوع اصلی برنامه نمی‌دانسته‎‌اید، اما فقط حضور یک گروه موسیقی، هنرپیشه‌ا‌ی معروف، یا سخن‌ران مورد علاقه‌تان در یک نشست، شما را به آن محل کشانده باشد. به عنوان یک فرد حرفه‌ای ممکن است به منظور دیدار با متخصصان، پیدا کردن موقعیت‌ها و تیم‌های کاری، یا فرصت‌های سرمایه‌گذاری در گردهم‌آیی‌ها شرکت کرده باشید. در دوران دانشجویی هم ممکن است، علاوه بر میل به یادگیری، اظهار نظر، ارائه‌ی دست‌آورهای علمی و آشنایی با دیگر اساتید، برای تفریح و سرگرمی، دورهمی، (و البته میوه و شیرینی و هدایای تبلیغاتی)، به کنفرانس‌های علمی رفته باشید.

اهدافی که مدیران مراکز حقوقی را به فکر برگزاری انواع و اقسام نشست‌ها می‌اندازد، در بسیاری مواقع با اهداف افرادی که در آن روی‌داد‌ها شرکت می‌کنند متفاوت است. یک مدیر هوش‌مند، به جای محدود شدن به برنامه‌ریزی در راستای اهداف سازمانی، از ابتدا برنامه‌ها را به گونه‌ای طراحی می‌کند که مخاطب مورد نظرش را به شرکت در روی‌دادی ترغیب کند. شما هم بهتر است پیش از هرچیز تنوع روحیات و انگیزه‌های شرکت‌کنندگان را بررسی کنید.

سپس اهداف‌تان را به دقت مشخص کنید و درباره‌ی زمان و مکان مناسب و هم‌چنین تجهیزات مورد نیازتان تصمیم بگیرید. مثلاً اگر می‌خواهید همایش‌تان در رسانه‌ها بازتاب داشته باشد، تبلیغات کنید و چند عکاس و خبرنگار را به سالن بکشانید؛ یا اگر می‌خواهید برای انجمن‌تان عضوگیری کنید یا اطلاعات تماس مشتری‌های‌ احتمالی‌ شرکت‌تان را داشته باشید، از قبل فرم‌هایی برای ثبت مشخصات افراد تهیه کرده و مکانی مناسب برای دست‌رسی افراد به آن‎‌ها در نظر بگیرید.

واقعیت این است که برگزاری همایش و سمینار کار بسیار پراسترسی‌ست که به تجربه‌ و مهارت نیاز زیادی دارد. چند گروه‌ متخصص باید با هم هم‌کاری کنند تا همه چیز خوب پیش برود. تبلیغات و چاپ، خدمات دبیرخانه‌ای، خدمات سمعی بصری، خدمات پذیرایی و خدمات اجرایی مهم‌ترین بخش‌هایی هستند که همه‌ی گردهم‌آیی‌ها به آن نیاز دارند. بسته به اهداف روی‌داد، ممکن است به طراحی سایت برای نام‌نویسی آن‌لاین و ثبت اطلاعات روی وب هم نیاز داشته باشید. یا لازم باشد برای اسکان و سرویس رفت‌وآمد شرکت‌کنندگان هم فکری بکنید.

در اینکارنت می‌توانید افراد و شرکت‌های متخصص در برگزاری مراسم را پیدا کنید، از آن‌ها مشاوره بگیرید، و با خیال آسوده تمام آن‌چه برای طراحی و اجرای یک نشست خوب در نظر دارید را به آن‌ها بسپارید.

 

مهارت‌های مورد نیاز متخصص برگزاری همایش و سمینار

مهارت‌های مورد نیاز متخصص برگزاری همایش‌ و سمینار شامل موارد زیر است:

  • توانایی مدیریت زمان و هزینه‌ی مراسم؛

  • توانایی تأمین لباس فرم، تندیس و گواهی پایان دوره، هدایا و دیگر تجهیزات مورد نیاز روی‌داد؛

  • روابط عمومی بالا و در اختیار داشتن تیم‌های اجرایی و خدماتی در زمینه‌های مجری، قاری قرآن، موسیقی،کیترینگ و پذیرایی، دکوراسیون، چاپ و تبلیغات،سمعی بصری، ترانسفر و اسکان، طراحی و پشتیبانی سایت.

 

تحصیلات مرتبط با برگزاری همایش و سمینار

متخصصان برگزاری همایش و سمینار ممکن است از یکی از راه‌های زیر به این مهارت‌ها دست پیدا کرده باشند:

  • فارغ‌التحصیل دوره‌های چندماهه‌ی آموزش تشریفات و برگزاری مراسم را در مؤسسات فنی‌حرفه‌ای یا آموزشگاه‌های تخصصی و با نظارت سازمان فنی حرفه‌ای برگزار می‌شود.

  • ممکن است تجربه‌ی اجرایی در حوزه‌های مختلف کسب کرده باشند. (مثلاً بعضی دانشگاهیان در برگزاری کنفرانس‌های علمی، کارگاه‌ها و سمینارهای آموزشی خبره‌ هستند؛ یا بعضی از فعالان امور خیریه در برگزاری همایش‌های مشارکتی، شبکه‌سازی و جذب سرمایه‌گذار تبحر دارند).

 

وظایف مورد انتظار از متخصص برگزاری همایش و سمینار

احتمالاً برخی از وظایف زیر را از یک متخصص برگزاری همایش و سمینار انتظار دارید:

  • خدمات دبیرخانه‌ای، مانند اخذ مجوز و هماهنگی با نهادهای تصمیم‌گیرنده، برقراری ارتباط با مراکز مرتبط با موضوع همایش، ارسال و دریافت مکاتبات و مراسلات پستی و اینترنتی؛

  • طراحی، راه اندازی و پشتیبانی وب‌سایت؛

  • انجام امور فراخوان و اطلاع‌رسانی همایش؛

  • ارسال و دریافت پیامک یا ایمیل به صورت انبوه؛

  • نام‌نویسی شرکت‌کنندگان، پذیرش، صدور کارت، گواهی‌نامه و تقدیرنامه؛

  • برنامه‌ریزی روز و ساعات برگزاری مراسم؛

  • تأمین سالن مناسب؛

  • طراحی یا اجاره‌ی لباس فرم؛

  • طراحی و اجرای دکوراسیون و نورپردازیمناسب؛

  • زمان‌‌بندی ترتیب برنامه‌ها و مدیریت اجرای درست آن‌ها؛

  • طراحی، چاپ و تأمین کارت دعوت،بروشور، بولتون وغیره؛

  • استخدام مجری و ارائه‌ی متن سخنرانی؛

  • مشاوره برای انتخاب و استخدام گروه موسیقی؛

  • تأمین کیترینگ و پذیرایی از مهمانان؛

  • تأمینعکاس، فیلم‌بردار، و کارگردان فیلم‌برداری؛

  • تأمین نیروی خدمات و مهماندار برای پذیرایی؛

  • مدیریت حضور مهمانان در جایگاه تعیین‌شده‌ی خود، پیش از آغاز مراسم؛

  • تأمین انواع هدایای تبلیغاتی مانند کیف‌های اداری و لپ تاپی، خودکار، کلاسور، دفترچه یادداشت، سرکلیدی و غیره؛

  • چاپ لوگو، آرم، یا شعار همایش روی هدایا؛

  • طراحی و اجرای تبلیغات شهری یا تبلیغات رسانه‌ای؛

  • اجرای دکوراسیون و فضاسازی اختصاصی متناسب با نیازهای روی‌داد، مانند نمایش‌گاه، غرفه، سالن کنفرانس یا کارگاه؛

  • طراحی و ساخت انواع تندیس، سردیس، لوح تقدیر، بج سینه، مدالیون، پلاک و اتیکت؛

  • طراحی و اجرای انواع مسابقات مهیج و جذاب برای مهمانان و شرکت کنندگان؛

  • تأمین سرویس رفت‌وآمد و محل اسکان مهمانان؛

  • خدمات ویدئو پروژکشن؛

  • برپایی بخش نگه‌داری کودکان.

 

معیارهای تأثیرگذار بر قیمت برگزاری همایش و سمینار

موارد زیر بر قیمت پیشنهادی متخصص برگزاری همایش و سمینار تأثیر‌گذار است:

  • مدت‌زمان برنامه: بیش‌تر همایش‌ها و سمینارها طی چند ساعت تمام می‌شوند، اما کنفرانس‌های علمی گاهی چند روز طول می‌کشند. هرچه برگزاری مراسم بیش‌تر طول بکشد هزینه‌ی بالا‌تری خواهد داشت؛

  • تعداد شرکت‌کنندگان: هرچه تعداد شرکت‌کنندگان و مهمانان بیشتر باشد، هزینه‌ی اسکان، پذیرایی و مدیریت آن‌ها بیشتر خواهد بود؛

  • شهرت و کیفیت گروه‌های هم‌کار: گروه‌هایی که با خدمات مراسم هم‌کاری می‌کنند، هم‌چون مجری‌، گروه‌ موسیقی یا فیلم‌برداری و عکاسی، به‌میزانی که شهرت دارند و از وسائل و تجهیزات حرفه‌ای‌تری استفاده می‌کنند، ممکن است هزینه‌ی بالاتری به شما تحمیل کنند؛

  • به‌کارگیری پیش‌خدمت یا مهماندار برای پذیرایی:اگر بتوانید از میان دوستان حاضر در مراسم افرادی را انتخاب کنید که مهمانان را پذیرایی کنند، مراسم برای شما ارزان‌تر تمام خواهد شد، اما ممکن است کیفیت پایین‌تر از سطح انتظارتان باشد و از طرفی، دوستانی که به شما کمک کرده‌اند، از مراسم لذت نبرند؛

  • اندازه، تنوع و کیفیت خدمات: خدمات مراسم و نشست‌ها بسیار گسترده و متنوع هستند و هزینه‎ی هر کدام از آن‌ها جداگانه حساب می‌شود. مثلاً در امور مربوط به پذیرایی، هرچه میزان تنوع شیرینی‌ها، نوشیدنی‌ها و خوراکی‌ها بالاتر باشد، یا بسته‌بندی شیک‌تری داشته باشند باید هزینه‌ی بیش‌تری بپردازید. افزوده شدن هر یک از خدمات جانبی مانند تبلیغات و چاپ روی هدایا، ارسال پیامک و ایمیل، طراحی سایت، تأمین سالن و غیره نیز بسته به کیفیت و تعداد آن‌ها، هزینه‌‌ی کل را بالا می‌برد؛

  • شهرت و کیفیت گروه‌های هم‌کار: گروه‌هایی که با خدمات مراسم هم‌کاری می‌کنند، هم‌چون گروه‌ موسیقی یا فیلم‌برداری و عکاسی، به‌میزانی که شهرت دارند و از وسائل و تجهیزات حرفه‌ای‌تری استفاده می‌کنند، ممکن است هزینه‌ی بالاتری به شما تحمیل کنند، اما احتمالاً شور و حال بیش‌تری به مراسم شما خواهند داد؛

  •  تعداد سرویس‌های مورد سفارش: معمولاً مجموع هزینه‌ها، درصورتی‌که تمام خدمات و تجهیزات مورد نیازتان را از یک شرکت تهیه کنید، نسبت به حالتی که هر خدمت را از یک جا بگیرید کم‌تر خواهد شد.

 

نکته‌ها و هشدارها

  • بودجه را اصولی تنظیم کنید؛ یک بودجه‌ی سخاوت‌مندانه ضامن برگزاری بی نقص همایش نیست.

  • محل برگزاری را متناسب با موضوع همایش‌تان انتخاب کنید.

  • می‌توانید فرم‌های نظرخواهی را میان شرکت‌کنندگان توزیع و در پایان دریافت کنید تا میزان رضایت‌شان از نحوه‌ی برگزاری مراسم را بسنجید.

  • اگر از بین حرفه‌ای‌های اینکارنت متخصص برگزاری همایش و سمینار استخدام می‌کنید، حتماً از مطابقت هویت او با عکس و مشخصات نمایه‌اش در سایت مطمئن شوید.

ثبت رایگان سفارش متخصص برگزاری همایش و سمینار

شما می‌توانید در صورت نیاز از طریق اینکارنت یک متخصص برای انجام پروژه‌ی مورد نظر خود استخدام کنید. بدین منظور، اینکارنت با طرح چند سؤال سعی بر آن دارد که تعریف پروژه‌ها در چهارچوب استاندارد و بر اساس معیارهای تاثیرگذار صورت گیرد. در صورت صبوری و پاسخ دقیق به سؤالات، شانس بیشتری برای دریافت پیشنهاد از طرف مناسبترین متخصص‌ها خواهید داشت.

ثبت نام به عنوان متخصص متخصص برگزاری همایش و سمینار

شما می‌توانید در صورت داشتن هر تخصصی، آن را با دیگران به اشتراک بگذارید، و در صورت نیاز، کسب‌وکار خود را به‌صورت آن‌لاین گسترش دهید.

واژگان کلیدی

#کنفرانس#برگزاری همایش و سمینار#مراسم ها